Gỡ vướng hợp đồng lao động điện tử

Thực tế tại một số doanh nghiệp cho thấy, việc số hóa quy trình giao kết hợp đồng mang lại những lợi ích rõ rệt. Làm việc tại Công ty Dược phẩm Hoa Linh, chị Nguyễn Thị Kim Oanh (31 tuổi, quê Hà Tĩnh) chia sẻ: “Ký hợp đồng điện tử thao tác rất nhanh, không phải chờ đợi phòng hành chính nhân sự gửi bản giấy. Thông tin lưu giữ trực tuyến giúp tôi chủ động tra cứu, tránh lo thất lạc”. Tương tự, chị Nguyễn Thị Tuyết Nhung (24 tuổi, Hà Nội), nhân sự mới làm việc 2 tháng cho biết, việc thao tác trên hệ thống diễn ra thuận lợi do đã được hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp tiết kiệm tối đa thời gian.

Tuy nhiên, khuôn khổ pháp lý mới đang nâng tầm hình thức giao kết này sang một giai đoạn mới với các tiêu chuẩn khắt khe hơn. Nghị định số 337/2025/ NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã quy định cụ thể phương thức giao dịch, trách nhiệm của các bên, cùng tiêu chuẩn của nhà cung cấp eContract và nền tảng hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐĐT). Để được gắn mã ID trên hệ thống quản lý nhà nước, một hợp đồng phải hội đủ 5 yếu tố: định danh, xác thực, chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu.

Tại doanh nghiệp quy mô khoảng 1.300 nhân sự như Công ty Dược phẩm Hoa Linh, bà Trần Thị Thơm, Trưởng nhóm nhân sự cho biết: Hợp đồng lao động điện tử giúp rút ngắn thời gian ký kết từ 10-15 ngày xuống còn 3-5 ngày, cắt giảm chi phí chuyển phát bưu chính và tối ưu khâu lưu trữ. Dù vậy, quy định mới cũng đặt ra một số vướng mắc phát sinh. Nhiều nhân sự đã có chữ ký số thuộc đơn vị khác buộc phải thực hiện lại quy trình đăng ký. Đối với lực lượng công nhân hay trình dược viên tại các tỉnh, việc thao tác qua nhiều bước xác thực vẫn còn những rào cản kỹ thuật. Ngoài ra, quy định về dấu thời gian hiển thị tự động trên văn bản cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức lại quy trình thu thập thông tin đầu vào một cách khoa học hơn để đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý.

Tại FPT Play, chị Lê Vân Thư ghi nhận hợp đồng lao động điện tử giúp hoàn thành ký kết ngay trong ngày, quản lý trọn vẹn tài liệu và hạn chế sai sót thủ công. Dù vậy, theo chị Thư, vướng mắc lớn hiện nay là tính liên thông ngoại vi: “Khi người lao động làm thủ tục xin visa hay giải quyết Bảo hiểm xã hội, cơ quan chức năng vẫn yêu cầu giấy xác nhận đóng dấu đỏ. Thực tế này cho thấy mục tiêu lớn của chính sách khi hợp đồng lao động điện tử không chỉ là bản scan chuyển sang dạng số, mà phải trở thành dữ liệu chuẩn hóa, được cấp mã ID để sử dụng liên thông trong các giao dịch hành chính”.

Ông Đỗ Kế Công, Giám đốc Trung tâm sản phẩm khách hàng tổ chức doanh nghiệp (Tập đoàn VNPT) cho rằng, khó khăn lớn nhất nằm ở khả năng tiếp cận của người lao động. VNPT đã triển khai gói giải pháp tích hợp API (giao diện lập trình ứng dụng) trực tiếp vào phần mềm quản trị nhân sự sẵn có của doanh nghiệp và kết nối xác thực qua nền tảng VNeID. Người lao động chỉ cần thao tác trên điện thoại thông minh là có thể hoàn tất việc ký kết.

Ông Hoàng Văn Thuấn, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam cho rằng, điều kiện cốt lõi là sự xuất hiện của các nhà cung cấp eContract đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý: “Để trở thành một nhà cung cấp đủ điều kiện hoạt động đúng pháp luật theo quy định, doanh nghiệp bắt buộc phải đáp ứng 3 điều kiện nền tảng: Thứ nhất, có giấy phép dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu do Bộ Khoa học và Công nghệ cấp; thứ hai, có kết nối xác thực định danh với hệ thống của Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội C06 (Bộ Công an); thứ ba, kết nối thành công với nền tảng HĐLĐĐT của Bộ Nội vụ”.

Đại diện Bộ Khoa học và Công nghệ cho biết, Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 là căn cứ pháp lý chung, còn Nghị định số 337/2025/NĐ-CP cụ thể hóa các tiêu chuẩn kỹ thuật phù hợp quan hệ lao động. Chuỗi bảo đảm giá trị pháp lý gồm 3 yếu tố: Định danh chủ thể, chữ ký số kèm dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu. Khi hội đủ các yếu tố này, hợp đồng đạt tính toàn vẹn và chống chối bỏ. Đặc biệt, Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP ngày 15/1/2026 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao đã công nhận giá trị chứng cứ của dữ liệu điện tử đã qua chứng thực trong các thủ tục tố tụng.

Bộ Nội vụ phối hợp Bộ Khoa học và Công nghệ đóng vai trò nòng cốt xây dựng toàn bộ hành lang pháp lý và mô hình quản lý vận hành. Nghị định số 337/2025/NĐ-CP và Thông tư số 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ chính là hai văn bản xương sống điều chỉnh lĩnh vực này, tập trung giải quyết triệt để 4 nhóm vấn đề cốt lõi: Nhận diện pháp lý hợp đồng lao động điện tử và các điều kiện giao kết; quy định chi tiết quyền hạn, nghĩa vụ của từng chủ thể; xác định vị trí pháp lý và cơ chế vận hành của nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia; đồng thời làm rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan trong việc xây dựng, bảo trì và khai thác dữ liệu.

Cuối tháng 8 vừa qua, Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội đã tổ chức tập huấn cho 370 đại biểu để thống nhất quy trình vận hành Nền tảng. Bộ Nội vụ khuyến nghị các doanh nghiệp đã ký hợp đồng lao động điện tử trước ngày 1/7/2026 cần rà soát, chuẩn hóa dữ liệu để đăng ký cấp mã ID theo quy chuẩn.